年鉴是信息的载体，其质量的优劣，关键取决于信息的含量。在社会分工越来越细的情况下，年鉴所要收录的信息也越来越多，如果不能适度把握好年鉴的篇幅和信息含量的比例，势必会出现门类越分越多，篇幅越编越长，书越印越厚的现象。年鉴篇幅过大会带来“三增三降”的后果，即增加编辑工作量、增加出版经费、增加读者负担；降低工作效率、降低信息含量、降低年鉴整体质量。所以，压缩年鉴篇幅，改变年鉴臃肿庞杂现象，是提高信息含量、提高年鉴质量的一个重要方面。怎样才能以最短的篇幅容纳最大的信息量，笔者认为应把握六个方面：

        一、题材要全中求精。年鉴在选择题材时，应该做到大事不漏，要事不丢，新事不缺，确保资料翔实。在此同时，又要注意提炼升华，将搜集到的信息认真筛选，纵横比较，去粗取精，去伪存真，将一般性社会信息、常规性工作情况及无特色的内容筛去，或将共性的东西拎出来放在概况部分进行概述。做到常事不叙，琐事不录，记述精华，反映特色，确保信息的价值。

        二、条目要繁中求简。条目是年鉴最基本的单位，条目多则信息多。那么，如何做到条目增多而篇幅却不扩大呢?这就必须在“简练”上下功夫，包括精练条目标题，利用标题与内容的连贯性，上下呼应，减少重复。如《宜兴年鉴(1998)》有一专题条目反映的是“宜兴市获全国广播电视先进县(市)称号”这一信息，只重点记述1997年的实绩，1997年前广电事业的发展情况一笔带过。

        三、语言要实中求爽。年鉴的表述语言要求实事求是，不含一点水分，同时，要顺畅、爽口，干净利落。这就要求在表述时把能省的都省掉。

        打破公式化开篇。有些年鉴在每个部类甚至有些条目和段落的开头都用“19××年”。全书写的都是上一年度的情况，大可不必开头都用公式化的“19××年”。

        删除空话套话。空话、套话只能增加篇幅，不能增加信息含量。“农业生产稳定发展”、“工业经济持续增长”、“企业改革全面推进”、“外向型经济成效显著”、“为了……进一步……”诸如此类的空话、套话应删去。直截了当，开门见山地记述实绩。

        要讲究句式。“了”在句式中表示的是过去式，而年鉴写的本来就是上一年的事，大部分“了”可省”。“对……进行……”这类介词结构的句式可改成动宾结构。如“对18个企业的财务进行审计”，可改成“审计18个企业的财务”，句式简练、顺畅。主语也可承前省略。一般一个条目或一个自然段只用一个主语，因为年鉴类目、分目、条目层次清楚，统属严格，读者一目了然，不会混淆。

        四、内容要新中求顺。编辑稿件要严格把关，内容尽量不重复。特别是年度大事、新事、要事，有时一件事涉及数个职能部门，如处理不好，就会重复记述。避免交叉重复最好的方法是设立参见系统，它可以限制年鉴篇幅，成功解决某个内容在两处反映难的问题。

        五、版面要满中求美。科学利用图表也是压缩篇幅的一种手段。如“乡镇简况”栏目中，各乡镇的各项经济指标采用图表形式集中反映，比用文字、数字分别记述省略得多。而且图文结合，版面也活泼美观。另一方面要注意尽量减少版面空白。如果实在压缩不掉，则可在增加其他信息上动脑筋。一是可利用空白之处配上与内容相关的图照，这样既美化了版面，又给读者以直观印象。二是可在空白处介绍知名企业、名牌产品或地方特产，活跃版面，增加信息。《宜兴年鉴(1998)》就在一大类结束后的空白处系列介绍18个茶场，反映了宜兴“茶洲”这一特色信息。

        六、增加二次文献。增加二次文献是节约篇幅、提高信息含量的一个重要途径。二次文献是年鉴中信息最密的一个部类，在整个年鉴中应占10％—15％的比例，但现在很多年鉴只占5％左右，显然不够，这也是造成信息含量不足的一个因素。年鉴作为资料工具书，不可忽视二次文献的收录。