档案一词最早出现于清代,此后逐渐被广泛使用,包含了文书、案牍、案卷等广泛使用的各类档案类文献。我国自古以来就重视档案的编纂和利用,将档案纂辑成方志,也一直是我国的优良传统,且成果丰富、卷帙浩繁。无论是汉晋的地志,还是隋唐的图经,乃至宋元以降的方志,方志成书一直与档案编纂密不可分。本文从档案编纂视角聚焦方志的生成,阐述档案编纂入志的价值意蕴,梳理档案参与方志构建成书的流程,并对档案生成方志的特征作详细分析。

一、档案编纂入志的价值意蕴

档案是方志成书的重要资料来源,早已经成为共识。正如清代史学家章学诚所言,离开令史案牍,编纂的方志将是“无质之文,不可用也”。档案在方志编纂过程中的价值主要体现在以下几个方面。

(一)保证资料真实性

档案作为“社会记忆的一种重要形态和工具,它承载着一定的文字、图像等记录符号”,是对社会实践活动真实情况的原始记录,具有重要的查考价值、史实价值和利用价值。

一部方志问世以后能否产生较大的影响,主要看它利用的档案资料是否真实可靠。历史上的一些志书,在《凡例》中会规定“以官文书为据”,讲究谨慎取材,注重史事真实的记录。〔嘉靖〕《仁和县志·凡例》中就称“若户口、物产、田土、士贡、税粮课程与夫徭役粮佥,则据册籍时例载之,有不载者必其无可稽也”。档案解决了方志成书过程中资料真实性问题,如实反映了客观实际,有着其他文件、书稿不可替代的作用。

(二)满足志体史料性

梁启超在《中国历史研究法》中认为“关系史迹之文件”中“最大宗者,则档案与函牍也”。档案与史志紧密联系,古代档案机构都是史志部门,史官一身而兼二职,既从事史志编纂,也掌管档案。正所谓外史“掌四方之志”,小史“掌邦国之志”。“抑古今史书,其有外于文书档案,而为凿空之文者欤”。档案之所以能被史官当作资料来源之首,还在于档案具有归档的连续性、全面性和可靠性等诸多优点。

档案资料信息连续不断,符合方志“门类齐全,横不缺失”的要求,可更大程度地满足方志根本属性的要求。档案原件一般是孤本,包含了丰富的历史细节,其资料详实,内容丰富,又往往隐藏了不为人所知的信息,对档案进行有效的编研,就可以弥补其他史料的不足,从而有效提升方志质量。同时,档案是“无意”的史料,可靠性要比族谱、日记等一类的文献高得多,有利于发挥“补史之缺、参史之错、详史之略、续史之无”的功能,保证了文本编纂的丰富史料供给,契合了方志“一方之全史”的特质。

(三)体现档志互补性

由于自然和人为因素,档案资料的原始载体不免出现损毁、遗失等问题,难以永久保存,编纂成方志是让档案保存延续下来的重要手段。我国各地保存下来的相当数量的档案史料,就是以方志的形式流传下来的。《二十四史》共有3000余卷,现存方志却有超7000余种、10万余卷。

档案参与方志成书的过程正是把零散、细碎的资料,通过归纳整理,变成带有综合性、资料性的文献,实现条理化、系统化的知识架构。各类方志的编纂成书,会被档案机构收藏保管,形成方志档案,发挥保存历史、垂鉴后世的价值,成为地方档案资源的重要组成部分。方志一方面成为保存档案的一种辅助形式,实现对档案的拓展和补充,另一方面可以补原始档案之不足,在一定程度上替代档案发挥作用,为后世续修、重修方志提供重要资料基础。

此外,利用档案编纂入志时,必须对拟采用的资料进行辨伪、校勘和考证。在此过程中,资料的缺漏、疑点或者问题就得到了暴露,最大程度地保证了方志文本的客观性,维护了历史的真实面貌,提升了档案编纂成果的价值。实践证明,档案是方志文本成书的重要基础依据,而方志编纂过程中对档案资料的有效编研和考订,使得两者实现了互利共生,体现了良好的互补性。

二、档案参与方志文本构建的流程

如梁启超所言:“档案被采入者,则附其书以传,其被摈汰者,则永永消灭。而去取得当与否,则视乎其人之史识。”档案资料参与方志成书的过程,依赖编纂人员博约而慎取的选材,以特定的历史手法考证、重组资料,从时空维度参与方志文本构建,使档案在编纂过程中发挥最大的功用和意义。

(一)档案的收集

档案的收集是构建叙事的逻辑起点。“不博览,无以为约取”,方志质量的高低取决于所掌握的资料是否广博系统、科学完备。收集档案必须根据所编方志的性质、特点和篇目,分门别类拟订出查阅档案的提纲,使收集工作有计划、有步骤。查阅档案首先要弄清所查档案部门的资料数量、来源、类别、范围等情况,做到有的放矢。其次要提前借阅档案部门的各种案卷目录、重要文件目录、卷宗介绍、专题介绍等,从中发现所要搜集资料的线索,以便选卷、调卷。通览档案目录后再与自拟的提纲相比对,确定所需资料的目录卷宗。最后索定卷宗编号,逐一阅览所需资料。

(二)资料的甄选

收集资料的目的在于使用,甄选有价值的资料是方志文本骨架初步构建的关键。在收集资料的基础上,对所掌握的按照原文摘录的档案资料登记编号,依据拟订的体例和要求,编纂整理成专题资料档案。其他零散手工或部分摘取的资料,要统一做好登记并且单独建卡,按照编纂篇目设置归类保存。同时依据所编方志的实际要求,罗列出需要通过进一步查找档案资料来解决问题的大纲,有针对性地对档案资料进行综合分析。

不同类型档案资料的甄选慎取有其各自的要求。事件资料的选取应注重地域性、整体性、连续性,体现串联历史性记忆,要勾勒其发展的总体趋势,包括事物的产生、发展、变化以至消亡的全过程;人物资料要囊括其生平事迹、功过是非、性格特点等,若有多条档案,以“详要可取”者入正文,余入注文,[8]避免成为资料的堆砌;数字资料要选用权威部门提供或公开发布的数字,严格核对,校正准确,注重典型性和独特性;地图资料要选择依法公开出版的,专业地图要反映专业特色和要点,做到图文相符。

(三)内容的考证

档案构建叙事的第三层面表现为对资料内容的理解和考证。档案资料具有特定时代的烙印,时间断裂带来的去语境化,使得在某些情况下编者对档案的理解可能存在歧义或错误,亟须加强深入梳理和研读,了解其来源、形成背景和基本内容等信息,在利用中对档案做出正确的价值判断和编录定位。

方志文本引用档案要保证资料的真实性、典型性和合理性。对选定的资料进行理解运用时,可以采用“以典章证史”“以文物证史”“以当事人笔记证史”等方法严加考证。通过“旁推曲证,闻见相参”,确定档案的来源情况,明确档案的成文背景,分析资料的版本差异,审慎考订职官、制度、风俗、用语等信息,以此提升档案的可靠程度。

(四)叙事的构建

促进篇目的意义阐释是档案构建叙事的核心关键。档案参与方志建构成书时,蕴藏着叙事者的认知和理解,编纂人员如何重组资料,采用何种叙事模式与叙述语言,直接关系到方志成书的质量。构建叙事文本过程中必须坚持“横排竖写,纵不断线”的“志”体著述原则,融入叙述、编纂、辑录等形式,推动空间维度和时间维度的耦合,实现档案参与篇目意义的构建。

在纵向层面,从叙事的时间逻辑出发,以提供档案的时间依据,对历史发展进程展开纵向意义构建。从古至今依年代为序,严守“详今略古”的编纂原则,时间愈近,内容愈详,完整展现所记述事物的逻辑性、系统性。档案的佐证使得历史的原貌被更加真实地反映,体现了历史发展中的线性逻辑规律。

在横向层面,基于特定区域的自然和社会的记述,从空间方面展现各类事物的广泛性,构建起对一地的全面认识。同类档案中的信息多存在共性,编纂人员把相关信息与所编写篇目的题意相统一,并经过概括、提炼、总结,上升到史观的程度使用,让各部分要素在不同篇目中分别发挥佐证价值。

三、档案生成方志的基本特征

方志最本质的特征是资料性著述。在编纂人员对原始资料加工、构建成书的过程中,其资料选录、文本形态、主题阐释和叙事对象等有以下基本特征。

(一)资料选录的实用性

档案入志编纂成书的过程,实际上是对档案资料选择和改造的过程,其最大的目标追求是谋求资料的可用性、实用性,即将作为史料的档案,转变为具有实用功能的方志素材。档案资料的入志不是随意的,其首要标准是既要准确反映历史面貌,又要具备显著的现实指导意义。资料档案需对篇目题意阐述、解释、佐证有明确意义,让读者更好了解事情、人物概况,这是档案入志的重要原则。

档案选录入志在于裁剪“不合体裁者”以“备一方实用”。编纂人员对记载详细、要素全面的资料只作重新摘录、转述,去除描述、主观、论述性质的部分,选出反映事物特点、地方特色、时代特征的内容。档案中的罕见资料嵌入方志文本,形象有趣,描述生动,不但增强了方志的知识性,丰富记述内涵,也提升了可读性,扩大方志读者群体。体现事物背景、本质和规律的资料入志更是支撑篇目题意阐释必不可少的部分。档案资料入志实际上扩大了档案的利用范围,推动了档案价值的转移,可以说,档案资料价值越高,实用性越强。

(二)文本形态的记述性

“史之为务,必借之于文”。不同类型的著作有不同的文体要求。从档案到方志,文本并不是原封不动地转化,而是经过有意的改造和无用信息的剔除使档案的文本形态发生一定程度的改变,按志书体例重新记述而成为资料性著述,形成二次性成文文献。编纂人员对原始档案的加工和重组,打破档案按照部门成文、分档立卷的形式。

方志文本语言有“述而不作”的鲜明特点,提倡秉笔直书,将资料所载是非褒贬寓于事实的记述之中,做到基本思想、事件一致即可。“志”体记述语言的形式,避免了原始档案资料中公文式语句和文风,减少了语助词和形容词的使用,消除了总结性、定论性、夸饰性的语言,以及无实际意义的虚言赘字等,文字简练,文风朴实。

(三)主题阐释的延续性

档案资料为方志成书提供可靠的史料来源,促进文本叙事建构在时间和空间维度的延伸。编纂人员将零散、特定的档案有机地嵌入叙事的主题中,拓展了叙事内容的广度和深度,发挥档案的佐证功能。以此组织成有机一体的系统性资料文本,为人物、事物、事件提供了可追溯性、连续性、逻辑性的素材资料,从而为弥补逻辑断裂、诠释迷失真相提供有力证据,助力完整还原历史真貌。

方志主题思想阐释的创新和发展依赖于新档案的发掘。利用档案资料补上前志所当有而实际缺少的内容,纠正前志存在的谬误,实现在前志基础上的创新,是提高方志成书质量的关键举措。

(四)叙事对象的扩展性

作为“博物之书”,方志体现的是“整体的历史观”,编纂内容必然丰富多样,涉及门类、学科广泛。当代方志更是涉及统计学、计量学、教育学、政治学、社会学、行政管理学等多种交叉学科,这些学科知识资料的整理与发掘编纂入志,扩展了前人未曾采用的主题和内容,在载体、篇目、内容、语言等形式上突出创新性,体现时代和地方特色。

档案资料包含政治、经济、文化、科学、技术、军事、宗教等各类活动原始记录,可以直接为方志文本叙事服务。档案资料越全面、完整,越有利于方志的篇目扩充、体例创新。方志在编纂过程中,遇到由于档案记载和收录不全,在具体事件、某段时间资料信息的缺失,或本是原始档案中没有的传说轶事、人物资料、姓氏宗族、民俗工艺、房屋建筑等篇目,就必须由编纂人员通过各种渠道征集,并对征集的资料进行科学的考证,在保证真实性、严谨性的前提下,对资料进行科学编纂,叙述其完整结构。这一过程不仅增加方志的叙事篇目,也扩展了档案的内涵,充实了档案集藏资料种类。

(作者简介:仲一虎,扬州大学广陵学院教师、副研究员。)