近十几年来，我国的年鉴事业蓬勃发展，但是在质量方面存在不少问题，篇幅过大而信息含量低是其突出问题之一。省级年鉴有的达180万字以上，地市级年鉴有的达百万字以上。年鉴篇幅过大，选材不精，提炼不足，信息与篇幅比率低，影响年鉴质量，增加了印刷成本，加重了读者负担，致使年鉴发行量下降，影响年鉴的生存和发展。

       如何提高年鉴的质量呢?笔者认为，从年鉴的选材和编辑入手，调整年鉴中的一、二、三次文献比例，提高各类文献的信息含量，尤其是加大二次文献的比例，是提高年鉴质量的重要途径之一。

一、年鉴二次文献的特点

       在情报学中，按照文献内容的性质和加工程度，将文献划分为几种类型。经加工整理发表的论文、工作报告、领导讲话、工作总结、调查报告、会议文献、议案、法规、文件、文章等为一次文献；对一次文献按一定的方法汇集、整理、分析、浓缩、提炼，然后按一定的规则编排起来就成为二次文献，如目录、索引、文摘、提要等；对一次、二次文献进行综合、分析、概括、归纳以后编写出来的文献为三次文献，如年鉴中的综述、概况、专题条目等。

       年鉴的二次文献与一次、三次文献相比，具有信息密集、编排系统、便于检索等特征。

       1.信息密集。二次文献将大量的一次文献的题目、目录、主题、要点等信息的精华，根据需要分析、提取、辑录、编排成简约的系统文献，使原本数量庞大的一次文献高度浓缩、集中，使同比字数中的信息含量大大提高。既保留了原文的要点、精华，又可大大减少篇幅。

       2.编排系统，便于检索。一次文献数量庞大，类型复杂，内容分散，交叉重复，按照一定规则、顺序组织编排成二次文献后，可以使庞杂的信息变得系统化、条理化、有序化。如年鉴中的目录、索引、名录、指南、简介、文摘等，或分类，或按音序，或按区域，或按笔顺等方式编排，使原本分散的资料具有了系统性、可比性，更加便于读者掌握、研究和检索使用。

二、年鉴二次文献的类型与构成

       年鉴二次文献，按类型可分为内向型与外向型两种：

       内向型的二次文献是用于查询年鉴本身内容的检索系统。如年鉴的分类目录、主题分析索引(一般按音序编排)等。其作用是便于快速准确地查询到年鉴中的相关内容。

       外向型的二次文献是将大量信息资料中的主题、题目、名录、要领等提取出来并按一定规则编排以便检索的系统文献。其作用是用简约的文字提供高浓度的信息资料或线索。其构成包括以下五种：1.外向目录：文件目录、文章目录、书目、报刊目录、人名录、地名录、企业名录、机构目录、名特优产品名录、服务设施及地址目录、旅游景点名录，等等。2.外向索引：文章索引、报刊索引、文献索引、信息资料索引、专项索引等等。3.文摘：对篇幅较长的重要文献、文章、报告等，摘录其中包含主要内容、观点、数据、结论的重要段落，体现原文的基本风貌而不改变原文语句。4.提要：对文章、文献、报告、著作等，概括、提炼出其中的要点并加以简短评价，以及出处、作者、作用、意义等。5.简介：突出介绍本地区或本领域、本学科重要的、有特色的事物，如风景名胜简介、自然资源简介、企业简介、名特优产品简介、市场简介、服务机构和设施简介、书报文章简介等。6.指南：交通指南，旅游指南，购房、购物指南，投资指南，信息资料查询指南等。

三、年鉴一二三次文献的比例

       年鉴目前普遍存在二次比例过小而一次、三次文献比例过大的问题。为了提高年鉴的信息含量，有必要加大年鉴二次文献的比例，减少一次、三次文献的比例，一次文献应控制在15％以下，二次文献应在25％以上，三次文献应在60％以下。一般而言，年鉴内向的目录、索引约在10％左右，加大二次文献比例主要是增加外向的目录、索引、提要、指南等部分的分量。

       质量较高的年鉴，二次文献的比例都是比较大的。如1994年在全国年鉴评比中获特等奖的《武进年鉴》，近年尤为重视二次文献的编辑。1997年《武进年鉴》文字部分共380页，其中二次文献116页，占文字篇幅的30.53％。具体页数为：总目1页，目录21页，彩图目录1页，英文目录4页，机构简称、全称对照表1页，组织机构与领导名录16页，荣誉栏4页，投资指南(中文、英文)31页，交通指南6页，服务机构名录4页，企业名录16页，索引11页。其中内向的目录、索引合计39页，占文字部分的10.26％，外向的名录、指南等77页，占文字部分的20.26％。有了这么大比例的二次文献，年鉴的信息量自然加大，也更能体现年鉴的特色。

       一次文献是个人或机构创作、制定后发表的原始文献，其特点是精确度较高，但篇幅大，信息含量低，年鉴如果大量载用则势必影响信息与字数比率。所以除非十分必要刊载原文，否则应尽可能将一次文献加工成二次文献。年鉴中的一次文献控制在15％以下为宜。

       三次文献具有综合性，但因加工程度过高，难免带有加工者的主观色彩，并且其取材角度、加工程度、综合分析的水平等方面难免因编辑者的能力和水平不同而有高下之别，所以三次文献相对而言精确度较差。年鉴三次文献的比例控制在60％以下为宜。

       随着信息时代的到来，二次文献比例加大，一次、三次文献比例不断减少将是年鉴文献结构发展的趋势。