索引的编制在年鉴界引起了广泛的重视。笔者查阅了从1991年《年鉴工作与研究》创刊(1995年改刊为《年鉴信息与研究》)至目前的全部有关索引编制的文章和《镇江年鉴》编辑部现有的80家1999版年鉴的索引编制情况，感到年鉴索引编制的发展目前已步入了成熟期和规范化阶段。但是，索引的排序应该说还是个薄弱环节。一是排序中的差错多。除《广州年鉴》按笔画排序外，在按拼音排序的51部年鉴中，《杭州年鉴》、《上海年鉴》没有找到差错，其余49部年鉴都有明显的差错。二是用计算机排序的所占比例还不高。在 49部有差错的年鉴中，不用计算机排序的有 30部(根据笔者找差错时的分析判断)，占 61%；这些年鉴一般讲差错率比较高，有的达数十处之多。三是计算机排序后有关的处理工作没有做好。用计算机排序的有差错的19 部年鉴中，有的受标点符号的影响，如宝山、泰州、威海、武进、萧山、盐城、上海经济等年鉴，有的受多音字的影响，如淮阴、惠州、柳州、南京、南宁、玉溪、张家港、郑州、北京东城等年鉴；有的受英文字母和阿拉伯数字的影响，如南宁、萧山等年鉴把英文字母或阿拉伯数字排在最前面，既然“说明”中规定用拼音排序，就应该把字插到分类的26个英文字母中间去。四是有的年鉴有索引无排序。如南通、山东年鉴。

        为了促进年鉴的电子化进程，笔者将《镇江年鉴》和《丹阳年鉴》的索引用Word 97排序的方法作一介绍，仅供参考。

一、排序特点

       (一)准确统一。Word 97按《新华词典》 “汉语拼音章节索引”的音序排列，准确无误。 (Office 2000在排序上与Word 97相同，以下方法步骤同样在Office 2000中操作)

       (二)简单快速。主要排序过程只要用鼠标单击5次即可。《丹阳年鉴》的索引编制，从录入后排序到打印结束，一个人一天时间全部完成。

        二、排序方法步骤

       (一)录入索引项

        1．找开Word窗口，输入“索引”两字，回车使段落符另起一行并选中。如不选中另起一行的段落符，则“索引”两字在栏内居中，不在页内居中。

        2．用鼠标单击“格式”—“分栏”—“两栏” 或“三栏”—“确定”。“栏宽”和“间距”可按计算机默认值，也可自行改变。

        3．录入所有的索引项(含索引项所在页码及所在栏的代号)。(1)确定字体字号。如字体为宋体、字号为五号(应在选中段落符时设置)。(2)先在中文状态下录入全部索引标引词，再在英文状态下逐个录入每个索引项的页码和所在栏代号。这样做可提高速度，避免在中文与英文录入之间反复切换。(3)处理与排序有关的问题(见注意事项(一)和(二)。

        (二)编辑索引项

       1．悬挂缩进。“编辑”—“全选”；“格式”— “段落”—“特殊格式”下拉菜单—“悬挂缩进” (默认值为0．75厘米)—“确定”。使有两行字的索引项的第二行缩进0．75厘米(缩进量可根据需要任意调整)。

       2．排序。用鼠标选中全部索引项，点击 “表格”—“排序”—“类型”的下拉菜单—“拼音”—“确定”。“拼音”有两个选项，“递增”和 “递减”，默认为“递增”。

       3．标明类目、分目索引项。选中第一个类目或分目索引项，改为黑体字并加粗；用鼠标双击工具栏中的格式刷，然后见一个类目或分目索引项刷一个(鼠标在窗口左边缘选择栏内变成一个指向右上方的箭头时单击即可)，一直刷到最后一个类目或分目索引项；再单击格式刷(归还)。

       4．分类。在第一个索引项前插入“A”并回车，在出现第一个B声母的索引项前插入 “B”并回车，依次到“Z”。选中“A”，设置“A” 字符的格式，如楷体、二号、“加粗”、“字符底纹”、“居中”；双击格式刷，从“B”刷到“Z”，再单击格式刷(归还)。如要使字母行的底纹占满整栏，可将光标置于字母前，击删除键使字母到最左边，再击空格键，使字母居中；然后光标置于字母后，击空格键至右边击不动为止。

       (三)插入并编辑“说明”文本框

        1．用“Ctrl+Home”键回到“索引”第一页，用鼠标单击“插入”—“文本框”—“横排”。

        2．拖动鼠标，将文本框设置在“索引”下两栏或三栏或b栏并各占a、c栏一半的上面或页内居中等任何位置。若文本框位置不理想，可将鼠标移至文本框边框上，当鼠标呈十字架箭头时，随意拖动到理想位置。

        3．在文本框内鼠标左键单击，当光标闪烁时，输入“说明”文字。输入时如文字容纳不下或文本框偏大，可用鼠标在文本框周边的 8个方框上拖动，将文本框调整到需要尺寸。

        4．编辑文本框文字内容。如“说明”两字用三号黑体并加粗、居中，“说明”的内容用小四号楷体。

        5．鼠标左键单击边框，再在文本框内右键单击，再在弹出的快捷菜单中单击“边框与底纹”(“格式”菜单中也有)；或鼠标右键单击边框，再在弹出的快捷菜单中单击“设置文本框格式”(“格式”菜单中有“文本框”子菜单，也是一样)。然后按照弹出的对话框进行“边框”和“环绕”设置(在“边框和底纹”对话框的 “边框”选项中，如“设置”选“方框”或“三维”， “线型”选“双线”，“宽度”选“3磅”，“应用范围”选“段落”；在“设置文本框格式”对话框的 “环绕”选项中，如“环绕方式”选“紧密型”， “距正文距离”选0．32厘米”，最后单击“确定”)。

三、注意事项

         (一)拼音排序不识标点符号。凡索引项前几个字(与拼音排序有关)的前面或中间有标点符号的，如前引号、前书名号、间隔号等，应在索引项全部录入后，一一将其拖拉至每个索引项的末尾，并打底纹或下划线(标明此处需改)； 待排序后再拖拉至原位，消除底纹或下划线。

         (二)拼音排序不识阿拉伯数字。凡索引项前几个字(与拼音排序有关)为阿拉伯数字的应先改为汉字录入，并打底纹或下划线(标明此处需改)；待排序后再将汉字改为阿拉伯数字，消除底纹或下划线。

         (三)拼音排序不识多音字。如“工商”与 “工行”，应“工行”在前，但由于电脑识别“行” 的是“xíng”而不是“háng”，故把“工商”排在前了。这类错误虽然不是太多，但必须注意检查更正。办法是利用“编辑”菜单找对话框，对有嫌疑的多音字如“行”、“调”、“畜”等一个一个的输入查找，发现问题后将索引项调整到正确位置(同一窗口用拖拉，不在同一窗口的用“剪切”和“粘贴”)。此项工作耗时少、效果好。

(责任编辑　徐瑞君)