对档案史料之搜集，常为一些史志工作者感到烦恼，一是不知到何处去查，二是不知从何入手，大有无所适从之感。笔者以一个档案工作者和多年参予编史修志工作的实践体会，谈一点粗浅的看法。

        档案史料因繁复什乱，难以查找而被人们所忽略，因此，档案史料在修志中还未能充分挖掘运用。《中华人民共和国档案法》指出：档案“是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。”可见，档案史料内容的多面性、原始性、可靠性、权威性均在其他文字史料之上，处于重要的史料地位。任何一部史志，如果离开了档案史料，就很难成为一部完整，科学的信史或良志。

        如何搜集档案资料呢?

一、要熟悉档案史料储存地点和馆藏范围。

        北京有中国第一历史档案馆和中央档案馆，前者是专门保管明清两代的皇家档案，后者是保管中国共产党在长期革命斗争中形成的革命档案。南京有中国第二历史档案馆和江苏省档案馆，前者是保管民国时期国民党中央政府和机关的档案，后者是江苏省最大的综合档案馆。后者保存了江苏省各个历史时期的地方档案，有革命历史档案，旧政权档案、汪伪省政府档案以及建国以后，江苏省一级党政群团形成的档案(1966年前)，共64万多卷(册)，其中旧政权机关档案约4万卷，图书报刊资料约2万册。是编写江苏省志各专业志的重要史料来源。

        这里附带提示一下，江苏省档案史料的空缺部分，据史料记载：

        (一)明清田赋档案毁灭殆尽。中国明初建立起来的征收田赋档案是很完整的，从明到清江苏各县署都保存大量的田赋底册，一为黄册，二为鱼鳞图册，详细记录了业户之田地数，作为田赋征税的依据。及至太平天国，经洪杨之役，均毁灭殆尽。

        (二)清代江南各公罾档案被掠夺一空。原江苏省立国学图书馆曾积存有前清咸丰、同治、光绪、宣统间江南各公署档案，印有目录，计6486宗，没有清理的达60余大篓。1937年敌伪侵占南京，将这些档案掠夺一空，有的被焚毁，有的散落街头，当作迷信还魂纸售卖。这些史料海内外绝无副本，其损失不可估量。

        (三)苏南抗日根据地人民政权档案沉入江底。1945年10月，江南新四军奉命北撤，乘“中安轮”夜渡长江，在泰兴附近江面沉没，船上新四军官兵和地方干部800余人遇难，随船北运的苏南抗日营政机关档案亦沉入江底。目前省馆保存的只是当时领导同志随身携带的少量档案。

二、要了解档案的管理方法和查找工具。

        档案管理与图书管理不同，查找方法也不同。图书管理分二十多大类，以书类为群体，以一本书为一个独立的单体，而档案管理是以全宗为群体，以一个卷宗为单体，但并完全是独立的，并且分别以永久、长期、短期三种不同的保管期限，按全宗、按期限、按日期分别上架。一个档案馆保存的档案史料，是有数量不等的全宗立档单位的案卷所组成的。如江苏省档案馆共有五百多个全宗，每全宗有数量不等的案卷，一个案卷内有数量不等的文件。因此，查找一个文件，首先要查阅《档案全宗目录》，找到所需要的立档单位的全宗，进而查阅该全宗的《档案案卷目录》，查出所需用的案卷，然后，再从卷案内的《卷内文件目录》中，查出所需要的文件，前后需经过三道程序，如果碰到有的案卷卷题标立得太笼统，不确切或者卷内没有《卷内文件目录》(目前档案馆正组织人力编写)，查找有更大的困难。因此。利用者必须从头看到尾仔细翻阅，甚至要翻查数个、数十个案卷才能找到。这种现象是多种历史原因造成的，对此，各级档案馆、档案室都编制了各种类型的检索卡片，较普遍使的有文件卡、资料卡、人物卡，以不同的全宗、地域、类别姓氏笔划，分门别类地置放在卡片箱内。(省档案馆备有400多万张卡片，因场地狭窄，只对外使用了1/5)

三、要掌握本专业在各个历史时期所属行政机构的变化和职能。

        民国时期，江苏省政府下设的机构并不太多，一个司、厅的专业管理范围的面很广，如果以当今专业机构分工设置追溯到民国政府，就很难完全找到相同的对口机构。例如，民国之初，江苏都督府只设民政司和内务司，1912年12月后，才成立江苏省行政专署，下设总务处及内务、财政、教育、实业四个司。民国3年，行政公署改为巡按公署，民国5年，巡按公署则改为省长公署。只设政务厅。那时的征兵、选举、救济、户籍、警察、公产、土地、宗教、祠宇、医卫、药品、交通、行政区别、著作出版、古物保存均属内务司管理。农牧、水利、树木、水产、度量、工业、商业、矿业则属实业司管理。此后的政务厅掌管外交、财政、司法、警备、禁烟、水利、沙田、省道、自治、统计11个方面。

四、要利用各级档案馆(室)已经编印的出版物。

        各级档案馆(室)为便于利用，多年来编纂出版了不少史书和工具书。其中有各类文件选编、基础数字汇集、大事记；沿革、简介等，仅江苏省档案馆自编或和有关部门合编的书刊就达数10种，2000多万字。现简略的介绍以下几种。

         《江苏省革命历史文件汇编》。全书汇集了一、二战时期江苏各级党组织革命斗争中产生的全部档案史料，共30册，约1000万字。

        《华中抗日根据地财政经济史料选编》、《华中解放区财政经济史料选编》。这两部书选登了江苏地区有关财政经济方面的重要档案史料，共11册，约400万字。

        《苏南抗日根据地》、《苏中抗日根据地》《苏北抗日根据地》、《淮南抗日根据地》、《淮北抗日根据地》。这套中国共产党历史资料丛书，除登载华中各根据地的重要档案文献外，还辅之综述、回忆录、大事记、组织序列等重要内容，共5册，约150万字。

        《江苏革命斗争纪略》。记载了自1919至1937年江苏革命斗争大事记，约47万字。

        《江苏省大事记》。记载了1949至1985年江苏经济、政治、军事、文化、教育、科技、体育、卫生、外事等方面的重要活动和重大事件，约40万字。

        《中共江苏党史大事记》。记载了1919至1949年，中共江苏党史大事，约30万字。

        《江苏党史资料》，季刊，1981年创刊至89年底已出33期。其内容除公布档案史料外，还登载回忆录和专题研究文章。