7月4日，全省地方志系统地情文献资料普查工作座谈会暨省地方志学会地情文献学术工作委员会年会在南京双门楼宾馆举行。省志办主任王建中，省地方志学会和地情工委有关同志，以及12个市的地情工委委员参加了会议。

        地情工委主任毛卫国对前期工作作了总结。他说，截止到2003年4月21日，全省13个市地情文献资料已全部上报，总数近3万部（含省志办8191部），粗略整理后约有2.2万多部（册）地情文献资料。其中，苏州市上报最早，2002年12月25日就已完成任务，数量也最大，共计16036部。

        他说，总体上看，绝大部分市都能按要求登录汇总。南京、扬州、徐州等市除了登录了本办的资料，还收集了社会上相当数量的地情文献目录；除了收集新方志，还收录了旧志、谱牒等。这一切不仅为今后的地情文献征集和整理打下了坚实的基础，还初步摸清我省方志系统的地情文献家底，进一步展示了我省新修志书的丰硕成果。本次文献征集数量之大，收集之全，著录登记之详，在省内是史无前例，尤其是运用电子数据的形式，对今后进一步整理地情文献资料，更好地开展读志用志工作都作了很好的准备。

        他说，胡乔木同志曾明确指出：“地方志是严肃的、科学的资料书”，“是一部朴实的、严谨的、科学的资料汇集”。资料性是志书的最基本的属性之一。志书“资治、教化、存史”三大功能，是通过翔实的资料，科学的编纂实现的。资料是方志信息的源，是志书的立身之本。资料工作是地方志最基本、最基础、最重要的工作。地情文献资料普查工作更是基础的基础，是资料工作的第一步，是操作系统的启动。

        毛卫国还就信息化手段在地情文献资料收集工作中的运用提出一些看法。他说，一是以地域为板块收集、整理资料是地方志的最主要特征，是当今世界信息整合最佳方式之一，也是地情文献资料收集的最有效手段。最近抗击SARS的斗争更是证明，以地域收集、整合信息是不能忽视的。二是运用信息化手段收集整理资料是当今信息化社会的必然选择。法国《世界报》社长、出版委员会主席让—玛丽·格隆巴尼说：“我们这样的传统媒体的未来，是和互联网紧密联系在一起的。一个不能适应和利用互联网的媒体是没有前途的！”用信息化手段收集整理地情文献资料就是走向互联网的第一步，是为了迈向明天。所以，李铁映同志指出：要应用现代化科技成果修志。那就是要实现地方志信息网络化，更好地为社会服务，为续修志书服务。这次普查中信息化手段的运用，为今后我省方志信息化建设也提供了大量有价值的数据和具体实践的借鉴。所以，从某种角度上讲这又是一次续志的电子热身，是全省方志信息化的热身，其意义不可低估。

        毛卫国在总结普查成果的同时，还指出了这次普查工作的一些不足：各市上报的资料著录在数量或质量上参差不齐，有的著录填写不全，有的没按要求填写电子表格。另外，有的市用时较长，影响了全省汇总整理的进度。

         毛卫国还就今后地情文献资料工作作了部署。他对地情文献的定义提出了自己的看法。所谓地情文献就是地方文献，地情是在国情这个现成词意上的演绎。所谓文献，古代专指典籍，现在则指一切记录知识的载体的统称。地情文献是一个很大的概念，有不同的解释，有人讲地情文献包括一地的志书、年鉴、史书（如党史）、实录、专记、理论研究对策、通讯、信息等等。山东省的同仁认为：“在今天，‘文献’一词一般是指具有历史价值或对某一学科有重要参考价值的文物”。而台湾同仁则认为：“地方文献乃在记录某一地方之信息，以保存地方之文化，换言之，地方文献即是与地方相关的各种信息，也是一个地方的发展见证。若将各地的地方文献结合起来，就是一个社会、国家最珍贵的史料。地方文献的类型可从‘数据类型’、‘资料内容’这两个角度来看：从数据类型来分，可将地方文献分为图书文献、文物、视听与电子资料三大类；若从资料内容来分，可将地方文献分为古物、古迹、民俗及有关文物、自然文化景观、产业、文学、艺术、史料等等。”总之，他们把志书与档案同列为历史史料的一部分。

         他说，我们地方志运用这个现成的概念是有自己特定的含意的。就以省志办拟收录的地情文献而言分三类：志书类、年鉴类、其他地情类。分别是：三级志书，乡、镇、村志，专业志，企业志、部门志，旧志；市、县年鉴，各部门、专业年鉴；谱牒、史料、资料长编，方志理论丛书等相关地情资料。以上资料包括正式出版和内部出版及已经编纂整理尚未出版的。省志办拟将方志馆建成全省省情资料大全，准备收藏：全省所有志书（出版与未出版、正式与非正式，下同），全省所有年鉴，全省所有史书传记及相关地情书和资料；全国省市两级新旧志书；周边省市（如华东地区）三级志书及专业志、山水志，相关省市（对口支援省市如陕西、拉萨等，往来密切地区如深圳、广东等）志书、年鉴；其他如谱牒、史料、资料长编，方志理论丛书等等其它副产品。总之，它有两个基本点，即以志书为主题，以地方为核心。各地可以有自己的理解，但这两点要把握。

        毛卫国同志提出了近期地情文献收集整理工作的具体意见：第一，将前一阶段的地情文献资料的著录做仔细的核对整理，尤其要力争补全本地所缺资料，可以对照省志办汇总的资料进行整理；第二，继续在本地征集地情文献资料的信息，力争做到一个不缺，尤其要注意收集基层志、志业志和谱牒，视线要聚焦在新修志书；第三，逐步征集或收购这些地情文献资料，并做好全省范围内的协作，提供信息，互通有无，建立一个交换资料的平台；第四，有条件的地方可以争取建馆、建网予以收藏。

         从今年开始，省地情工委拟每年开一次座谈会暨年会，互通有无，交流经验，并形成一个正常运转的网络。

         省志办在前一阶段工作基础上准备：一是继续整理汇总的资料；二是开发数据库，使现有资料得以充分运用；三是提出征集地情文献资料的计划，上报省财政，争取资金；四是考虑将全省地情文献资料的著录编辑出书。

         毛卫国在讲话的最后还指出，各市整理的地情文献资料其产权是属本单位的，省志办以前没有，今后也不会平调大家的地情文献资料。进入资料征集阶段我们将与各家商量，建立一个互利互惠的机制。我们要建造的是一个全省地情大全，一个地情信息资料共享和交流的平台，这是一项造福社会，造福子孙后代的非赢利的文化事业，对实现省委、省政府提出的“两个率先”具有重要的现实意义。希望各市的地情文献学术工作委员会委员每年将新出的地情文献著录整理，形成规范化的数据上报省志办汇总，使著录的数据不断刷新，真正成为我省地情资料的索引，以期更好收集、保存和利用。

         会上省志办的黄静同志作了《关于进一步做好地情文献资料整理工作的意见》的说明，提请与会人员讨论，并要求各市委员在7月底将意见反馈到省志办。

         南京市志办吴小铁从搜集资料是编史修志和地情研究工作的前提、搜集地情资料必须做到全面性和准确性、地情资料工作必须受到领导的重视、我们在填报地情资料时的一些想法和做法以及对地情资料工作的建议等五个方面，就资料工作的重要性、南京市志办在此次地情文献收集整理过程中的具体做法、关于地情文献整理分类的一些积极建设性建议、全省地情文献整理工作的趋势等作了交流。

         苏州市志办丁瑾谈了苏州方志馆资料工作建设情况。她用一些生动的事例证明了地情文献工作的重要性和迫切性。地情文献的实用性已在实际工作中得到运用。利用方志资料为领导决策提供服务，为经济建设服务，为编修志书提供资料，苏州方志馆已成为中小学生德育教育基地。

        省志办孙文飚谈了自己在整理汇总此次全省地情文献资料过程中形成的关于续修志书与地情文献资料征集及管理的思考。她认为制订全省地情文献资料征集制度，有利于同全省各市加强联系；加强全省地情文献资料的收集整理工作是省方志馆征购、收集藏书的关键性环节。她还从注重宏观资料和微观资料的收集，加强与中国国家图书馆、北京地方志与家谱研究中心、省公共图书馆、档案馆、博物馆、大学图书馆、科研所等单位的联系，发挥全国地方志资料协作组的中心作用等方面提出良好建议。她还对省志办设计的《江苏省志（鉴）及其地情书等资料汇总表》EXCEL电子表格、地情文献的检索等方面提出了建议。

        王建中同志作了总结讲话，他对资料工作在方志事业中的重要地位给予肯定，并将现阶段江苏方志事业的发展前景向与会人员作了通报。肯定了此次会议的召开达到了联谊、交流、形成共识的目的，并希望各市今后要继续加强对此项工作的领导，为推动全省方志事业的发展及地情文献收集整理工作作出更大的贡献。