笔者有幸参与了《江都年鉴》(1999)索引的编制，下面就《江都年鉴》索引的编制谈一些粗浅的认识。

一、编制年鉴索引的必要性

        目录与索引从本质上讲，它们的基本功能是一致的，但索引为读者提供了进入年鉴信息库的又一把钥匙，读者使用方便，查检信息深入，可以使读者对年鉴条目中隐含的大量信息进行开发和利用，有着目录不可替代的作用。编制索引是年鉴向规范化迈进的一项重要的必不可少的步骤，不是可有可无的。

二、编制年鉴索引的做法

      《江都年鉴》(1999)编制的索引采用了“主题分析索引法”，整个索引编制可分为以下几个步骤：

        1.总体设计。首先,确定检索范围，为便于读者查阅，《江都年鉴》除卷首、特载、大事记、重要文件选编、先进名录、附录6个栏目未作索引外，其余均制作索引。第二,确定检索的深度，索引深度与数量相关，加大索引深度就会增加索引数量，《江都年鉴》百科类一般一个目录标题制作一个索引款目，少数隐含两项以上内容的条目增补了索引款目，以便读者从不同角度查找，如《江都年鉴》【双文明表彰暨1998年工作目标签约大会】条目采用“双文明表彰大会57a”、“工作目标签约大会57a”两个索引款目。人物类索引到人名，统计资料索引到表格名称。《江都年鉴》(1999)共编制索引1580条，索引比为1∶1.28(目录1235条)。第三确定检索方法，采用汉语拼音音序法索引。

       2.确定主题标引词。《江都年鉴》(1999)改变传统手工制卡方法而用计算机辅助编制索引，编制人员直接在年鉴的校样上标引，把每个索引款目(由主题词、附加词、页码、版面符号组成)在校样空白处标注出来。采用这种标引方式，可简化标引过程，再不必抄写索引款目(卡片)，从而节省了大量精力。为了提高在校样上直接标引的质量，在标引过程中，比较注重分析主题。所谓“主题分析”是指从原标题中分析出具有实际意义，能体现条目中心内容的关键词，以确定主题词及附加词。在确定主题词时，尽量注意主题词应具有简洁、具体、前置的3个特点。

        (1)简洁。内容高度浓缩，字数尽量少些，并考虑到排版的方便与美观。《江都年鉴》(1999)索引按三栏排，每款目一般不超过12个宇。

        (2)具体。选出的主题词能够涉及内容的主体，使人望题知意。词语直指事物本身，一个主题词表达一个意思，力求语义的单一性，避免使用模糊词，主题词多用名词、动词等实词或词组，一般不用虚词。如《江都年鉴》【中心镇建立仲裁办事处】条目，主题词不应是“中心镇”也不应是“建立”，而应是“仲裁办事处”，附加词“建立”。

         对隐性主题，不能只看条目标题，还要看其内容。因为隐性主题往往不能从条目标题上去查找。如《江都年鉴》【内部挖潜减亏解困】条目，主题词被隐去了，制作者根据其内容确定主题标引词“商业减亏解困”。

        (3)前置。因为主题分析索引是按标引词的第一个汉字的拼音字母顺序排列的，那么标引词的第一个汉字就有重要意义，它必须是编者和检索者共同认可的一个字，才能保证检准率。主题词要置于最前端，有些主题词本来就在前面，可采用浓缩法、省略法制作标引。如《江都年鉴》【科普宣传周活动受到省表彰】条目，缩减为“科普宣传受表彰”。有些主题词在句中或句尾，则要调整词序。如【销售省内烟9290箱】，将“省内烟”作为主题词才便于查找，调整词序标引为“省内烟销售”。

        3.检查索引款目，建立参照系统。每一个索引款目制成后，要进行认真的检查核对，一是看是否有遗漏；二是检查主题词是否能够准确揭示主题内容；三是合并同义主题词，把从不同页码位置上标引出来的字词相同(或含义相同)的主题词集中在一起，分别标注各自的页码位置，同时把同某一个主题词相关的各项内容，也要集中在这个主题之下，作为二级主题，并列上标引词和页码。上述检查和归纳集中工作完成后，建立参照系统。参照系统的关键，是看其能否引导读者查找到相关的资料，同时减少同义词的分散，辅助进行联想检索和提供资料线索。

       (1)参见。即标出分散在同一书中不同页码的同一主题内容。如《江都年鉴》(1999)中，“初中团队一体化”这一标引词下，有同一主题的两条信息，一是207b，原条目标题为【省“初中团队一体化”现场会在本市召开】；二是319b，原条目标题为【初中团队工作全国获奖】，参见条目页码为96b，写成参见形式即初中团队一体化96b 207b 319b。

       (2)附见。即同主题相关的各项内容，集中在这个主题之下.作为二级主题，并列上标引词和页码，一般空二字起排。如：

       扬州江佳电子有限公司142b

       内销额突破2千万元142b

        增加注册资本143a

        4.计算机排序。将所有款目包括参见、附见录入计算机，在计算机操作时，注意先复查一级主题，然后对二级主题再作处理，避免一二级主题被计算机混合排序。各项准备工作就绪后，计算机按汉语拼音音序自动排序。然后，调出已排序的索引款目复查，发现个别问题，如数字未按音序排列等，即时在计算机上修改过来。计算机自动排序后，再转换成文本文件，交年鉴排版中心使用，排版中心按出版社的排版规范要求，输出排版校样。索引编制人员得到校样后，进行人工通校。

三、关于索引质量与有关因素联系的探讨

        年鉴索引的编制质量除了与编制人员具备应有的基本知识和技能有密切联系外，还与全书条目的编辑质量特别是条题的准确提炼以及计算机人员的操作水平有关。如果条目内没有有用的信息。内容空泛，这样的条目编制成索引也没有意义，浪费了读者的时间，实际上这样的条目本身就没有设立的价值。如果条目不是一事一条，而是包含几个信息，就会大大增加索引数量。如果条题不能准确提炼，主题不突出，也会给编制主题标引词带来困难，因此，年鉴索引的编制要求年鉴全书编纂的规范化。与此同时，编制索引还要求计算机操作人员具备相应的水平，在索引款目全部输入计算机后，按字音、声调自动排序，处理好数字排序和同字不同音排序等问题。

(作者为江都市志办副主任、《江都年鉴》副主编)