现代信息技术为年鉴事业的发展带来前所未有的机遇和挑战。笔者认为，年鉴创新中的手段创新，第一目标就应该定位在利用信息技术，告别纸与笔上。告别纸与笔，可以提高时效性，降低文字差错率，提高采编人员的业务能力和工作效率，减少成本。因此，告别纸与笔是年鉴事业发展的必然趋势，是年鉴提高质量和加快年鉴编辑出版周期的基本手段和必由之路。本文结合镇江年鉴编辑部的实际状况，谈谈对这一问题的看法。

一、现　状

        从2000年1月起，镇江市领导要求《镇江年鉴》编撰尽快告别纸与笔。两年多来，这项工作有了长足的进步。但是在具体实践过程中还存在不少问题。

        (一)采集稿件的问题。《镇江年鉴》的稿件全部用磁盘上报，应该说实现了告别纸与笔，但这种方法仅仅停留在初级阶段，已经落后，既浪费磁盘成本，又在磁盘的报送和返还中浪费时间，而且经常出现磁盘不能打开或打开后都是乱码的问题。

        (二)编辑稿件的问题。镇江年鉴编辑部虽然迈出了第一步，每个责任编辑都是在计算机上实施编辑的，但仅仅停留在个人行为上，没有形成整体流水作业，一旦换人审编核编就转换为纸质的了。

        (三)校对稿件的问题。计算机校对稿件工作镇江年鉴编辑部基本没有起步，除了少数编辑利用计算机编辑时校对外，校对都是在印刷厂的校对样稿上进行的。由于电子化校对基本没有起步，所以校对成为《镇江年鉴》出版环节中显而易见的一个瓶颈问题：一是校对时间过长。稿件从编辑部到印刷厂，从印刷厂到编辑部，来回折腾五六次，有的校对到七八稿。二是印刷厂在改稿过程中存在的问题太多。你在稿件上改了的没有改过来，你没有改的他却无缘无故地把字丢掉了；尤其是排版格式、数字三位空格、标点符号等问题太多。因为编辑实现了电子化而校对没有实现电子化，所以校对的时间大大超过预计，每本年鉴的校对时间都在三个月以上。

二、今后的努力方向

        (一)稿件告别纸与笔

        1．开通政府公务邮件网。通过此网站免费收发年鉴稿件，解决目前已经联网的40家单位的年鉴稿件邮件化的问题。

        2．通过E-mail接收稿件。镇江年鉴编辑部用“新浪”“网易”和“5566”等网站的免费邮箱收发E-mail，但很不稳定，实践使我们认识到应该建立Outlook Express或Foxmail固定邮箱。这种固定邮箱，性能稳定，费用不高。有了这种固定邮箱，就能很好地解决收发有计算机和邮箱而未上政府公务网站单位的年鉴稿件收发问题。相比较而言，Foxmail比 Outlook Express性能更稳定，使用更方便。

         实现上述两个目标，绝大部分年鉴稿件就可以通过邮件接收和发送。

        3．通过网站自行采集年鉴稿件。目前《镇江年鉴》的稿件，一方面没有发挥网络的作用，属于编辑部自行采集的可以说凤毛麟角，另一方面局限于行政渠道组稿，由于这种组稿方式与市场经济信息渠道的不相适应，年鉴信息收集不全的问题越来越突出，拓宽组稿渠道成为急需解决的问题。如果各责任编辑能通过网站采集重要信息，作为年鉴稿件的补充，则年鉴信息量将大大提高。这项工作可分三个步骤：一是收集一些本地网址供采集用。如镇江年鉴编辑部需要收集京江热钱、《镇江日报》网、《京江晚报》网、新世纪人才热线、镇江科技信息网、镇江医疗保险网、镇江招商网、镇江劳动力市场网、镇江人才信息网、镇江经济信息港、政府公务网站和各县 (市)网站等网址。二是从网站上下载资料后归类整理。按照年鉴类目和分目的划分，分门别类地筛选保存，积累资料，作为备用条目。三是拾遗补缺。在编辑类目稿件的同时，与资料库或网上内容对照比较，发现重要信息，立即下载，充实类目内容。

         (二)编辑告别纸与笔

        1．用磁盘传递。把编好的稿件保存到软盘上，交给审编核编者。这个很容易做到，但要把审核者的审核内容完全在稿件中反映出来，这就需要修改《编写规则》来统一。其实也很简单，举例说明：①打开软盘稿件后，把修改录入的文字选中后用格式栏“字体颜色”的红色，则修改录入的文字都为红色，很好辨别；②有疑问需要责任编辑核准的数据、单位名称等，打上字符底纹；③加批注的，在稿件的最后或文中用括号，并把文字设置为蓝色。

         2．建立局域网(LAN)。把年鉴编辑部的计算机联成一个网络，便于处室之间或上下级之间快速进行稿件传递、信息综合处理等事务，以提高工作效率。局域网对于提高办公效率、促进内部资源共享起到很好的作用。它可以全面实现计算机资源共享，对于网中的各种资源，如计算机硬盘、软驱、光驱、各类应用软件以及打印机、扫描仪、调制解调器等配套设备，通过设置网络用户的共享权限，可以非常方便地使其无条件地实现网络资源共享。

         3．发送E-mail。在年鉴编辑部还没有建成局域网，但计算机有电子邮箱的情况下，互相发送E-mail解决编辑过程中的传递问题。

          (三)校对告别纸与笔

        年鉴校对是目前告别纸与笔实施过程中的最大问题。实现电子化校对势在必行，迫在眉睫。

        1．用Word或WPS校对。通过Word“工具”菜单中的“拼写和语法”命令和WPS“文字”菜单中的“文字校对”命令，可以查出虽经人工校对但仍难发现的错误，能准确识别文章中的人名、地名、中英文数字等错误，提出修改建议或相应的提示，有效地减轻人工校对的负担。

        2．发送E-mail校对。黑马公司从1997 年起开通网络校对，用户只需将要校对的文件通过E-mail传给他们，他们用计算机校对软件校对后，再将校对结果传回给用户，整个过程不收取任何费用。

        3．用黑马软件校对。黑马公司最新研制的校对软件“黑马编校V2002全能版”正式上市。这种软件具有极高的校对准确率和查错率。中文校错包括错字、别字、多字、少字、词语搭配不当、异形字和部分语法语义的错误等，也可以校对出英文错误、标点符号错误、数字错误和科技计量错误等，还可以校对用户自己定义在错词库里的错误。平均校对速度达每小时30万字至300万字。

        信息技术的发展已经或者正在引起年鉴编撰全面和深刻的变革，使年鉴真正实现缩短编辑周期、提高编辑质量的目标，真正成为社会赞誉的信息载体。他山之石，可以攻玉。创新的主力是各年鉴社(编辑部)，年鉴编撰告别纸与笔的创新需要各年鉴同仁的整体合力。让我们携起手来，解放思想，勇于创新，尽快实现年鉴编撰告别纸与笔。

(责任编辑  徐瑞君)