数字化建设实质上是利用现代电子技术发行传统文字资料的过程。通过数字化建设，使汉字信息或专业电子文件转变成通用性的电子信息。地方志资料数字化建设主要建设两个系统：一是以光盘形式储存的数据库系统；二是以网络形式运转的数据库系统，可让用户(读者)能够通过电脑终端自由地浏览，任意检索(包括局部或全部的一次及多次检索)；数据库可随时扩充。
        一、历程和现状
        镇江市史志办数字化工作起步较早， 2000年起，镇江年鉴内容逐年上网（起初是和电信合作，在其黄页网站上单设一栏“镇江年鉴”，后和政府门户网站“中国镇江”合作，增设 “镇江年鉴” 栏）；2001年加强信息数据化建设，与上海瑞雨编译咨询有限公司合作制作《镇江市志》（光盘版），收录首轮志书7部（《镇江市志》《丹阳县志》《扬中县志》《句容县志》《丹徒县志》《京口区志》《润州区志》），旧志5部（《续丹徒县志》《光绪丹徒县志》《乾隆镇江府志》《至顺镇江志》《嘉定镇江志》）。2004年，筹备启动镇江地情网站建设，由于资金和人员等困难，推行未果。2006年，推出《镇江大事记》，逐月收录大事要事，并首次制作《镇江年鉴》电子光盘版，附书赠送。2007年，与中新金桥信息技术（北京）公司合作制作《镇江年鉴》（1992～2006）全文检索数据库，实现对1992～2006年《镇江年鉴》资料的全文检索和浏览，并完成抗战专题片《京江烽火》的摄制。此后在本办的各类出版物都要求备有电子版和光盘。2009年，镇江史志市办网站建成开通，设一级栏目12个、二级栏目18个、三级栏目24个、在网站中可以浏览的仅本单位的史志书籍、年鉴、地情书和有关文章等内容的文字量达五六千万字，后期安排专人维护更新并两次调整版面和充实内容。2014年，本办工作人员均实现电脑办公，各处室均配备有打印机，复印机、一体机、单反相机、彩色打印机、扫描仪等数码设备到位，数字化的硬件条件完善；业务人员的培训工作也定期开展，黑马软件等也及时更新。数字化建设取得了一定发展和进步。
       二、心得和体会
        数字化建设工程意义重大，在建设过程中的困难也同样巨大，特别是在早期的建设中，对史志系统这种缺资金更缺专业人才的部门尤其突出。2000年，镇江市史志系统77名专职人员，其中参加过电子政务培训18人，熟悉网页制作、上传、管理的仅7人；建设经费未纳入财政预算，资金严重缺乏（2000年前电子设备价格高，网络普及度远远不是现在的快车道，配套软件单一）。导致2000年前全市史志系统出版各类书籍57种，其中保存有电子文档的36种，未保存电子文档的占比近40％。2000年后，数字化建设开始被日趋重视，各项工作逐步开展，开始对一些新生事物进行尝试和研究。
        1.《镇江年鉴》上网工程的开展，为单位网站的建成提供最有意义的第一步，在早期的与第三方网站的合作中，帮助我们积累了一定的经验和感触，书的概念远远不止纸质那么简单，网络的传播可以更好地将志书的作用发挥的更大。
        2.电子光盘版的实现，将厚重的大块头志书的简约化，以及旧志的保护和利用完美的结合起来。如2001年《镇江市志》（光盘版）收新志7部、旧志5部仅仅为光盘2张，方便查找和携带。在当时也是不小的进步，不少驻镇高校的研究学者、志书研究者特意上门求取。
        3.首次网站的建设为镇江市史志网站夯实了基础并指明了方向，尽管2004年镇江地情网站的建设夭折告终。（当时计划建设数据库式的地情网站，将系统内的出版书籍整合，并配有全文检索功能，致使资金需求太大，而财政无此专门预算支持。）但是前期先行开展的一系列准备为而后的工作提供的明晰的思路。
        4.《镇江年鉴》（1992～2006）全文检索数据库完成，是对数据库功能的认定和检验，并在一定程度上完善《镇江年鉴》电子版，2007年后，《镇江年鉴》随书光盘推行，将年鉴电子版制度化，形成完整的资料数字链。
        5. 抗战专题片《京江烽火》的摄制拓宽史志系统服务社会和数字化建设的新思路，在镇江市电视台播放后反映尤佳，而后几年我办多途径的合作拍摄《嵇直》《铸剑为犁——辛亥镇江光复记》《诗心剑胆——辛亥革命先驱赵伯先》《程默——用镜头见证历史》《1938宝堰传奇》等史志电视片，保存了一批人文历史影像资料。
        6. 镇江史志市办网站建成开通具有里程碑意义，网站设一级栏目12个，分别是工作动态、理论研究、信息公开、市志、辖市区志、旧志、党史、年鉴、地情书、史志杂志、图照、留言板；设置二级栏目18个，包括二轮修志、党史二卷本、年鉴编纂、方志论坛、党史研究、年鉴研讨等；设置三级栏目24个；还有一些内容设置了四级栏目，比如“信息公开”（一级栏目）——“机构简介”（二级栏目）——“领导简介”（三级栏目）——“领导分工”和“领导言论”（四级栏目）。后期改版维护中又增设“镇江大事记”“史志电视片”“辖市（区）信息”等版块。网站设有很多的链接，除了国家部委、江苏省地级市网站群、市政府部门网站和友情链接等150多个网站以外，还链接了连云港史志网、青岛市情网、徐州史志、宜兴史志、日照市情网等同行业的网站。网站中可以浏览的史志书籍、年鉴、地情书和有关文章等内容的文字量达五六千万字。至此，镇江数字化、信息化建设有专属平台。
        7.业务人员的数字化理念形成为各项工作进展提供有力保障，软硬件的配置到位为史志工作的合理分工提供支撑，以前我办的工作是“人海战术”，全体动员一起上；现在领导项目负责制，党史、方志、年鉴、地情等全面开花。业务人员在各自工作中互相协助，通过QQ、电子邮箱等快捷方式将电子资料及时传递和分享，在编辑过程中提倡无纸电脑办公，环保经济和数字化理念深入人心。《镇江市志》（1983～2005）随文图片582张中有85%来本办自己收集的照片库，分别来党史、方志、年鉴等处室历年成果的积累。
        三、建议和措施
        数字化建设是项崭新的系统工程，涉及面广，工作要求高，科技含量高，为顺利推进史志数字化建设，以下几点值得我们去探讨：
         1．加强数字化、信息化建设领导。对信息化建设明确分管领导和责任处室，在重点做好数字化、信息化建设基础上，对省、市、辖市（区）三级史志信息化工作进行统筹规划，统一指导，统一培训，通力协作，联动推进，形成史志信息化工作的整体合力，为史志信息化建设的科学化、正规化、制度化提供强有力的组织保证。数字化、信息化建设是一项技术性很强的工作，在操作系统、应用软件等方面，如果没有一个统一的标准和规范，即使地方志网站、数据库建成了，必将出现因技术标准不统一造成的不兼容，无法联网，这将是巨大的浪费。山东省情资料库、省情网站的建设经验个人认为可以借鉴。
        2.加快信息数据化工作。信息数据化是建设地情信息中心的基础工作。要重视做好出版物定稿后的电子文档保存工作，《镇江年鉴》从1994年开始坚持从印刷厂拷回磁盘，加以保存，为年鉴上网省掉了大量繁重的录入和校对工作，2007年后本办的所有出版物都要求有电子档或光盘。更要大力提倡无纸化办公，积累电子信息数据，指定专人负责收集整理电子文档。其次要安排人力物力对准备上网的信息资料进行数据录入工作（特别是早期的一些图书），也可以结合旧志点校工作开展，如我办《嘉定镇江志》等点校；安排专人做好网站建设信息数据基础工作并及时更新网站。
        3．做好人才培养工作。信息化工作面广量大，需要史志系统全体人员的通力协作，地情资料搜集整理和数字化录入工作更需要全办工作人员的配合与协作，单凭一个处室和个别人的力量很难将此项工作持之以恒地开展下去。加强史志人才引进和培养工作，开展信息化知识培训，打造良好的学习氛围，尽快建设一支爱岗敬业，即精通史志专业知识，又能较熟练运用计算机进行信息管理服务的复合型人才队伍，为信息化建设，为史志工作的现代化提供强有力的人才保障。
        4.将史志信息化建设纳入政府电子政务工程，解决信息化建设经费问题。镇江市史志办网站就是纳入政府电子政务工程统一招标建设，借此东风摆脱资金困扰难题。后续维护最好要求财政预算保证，不然网站运行将不是太乐观的。建议各地信息化工作特别是网站建设纳入政府工程，建设及运转经费进入财政预算。
史志信息化建设是史志工作适应时代、服务社会、与时俱进，实现全面、协调、可持续发展的一次良好机遇。我们要提高认识，更加自觉地投入到加快史志信息化建设的工作中去，充分开发史志系统所拥有的“地方百科全书”和“地情资料库”的资源优势，全面展示各地政治、经济、文化、社会的发展风貌，服务于经济社会发展、领导决策、地情研究，人民群众，促进文化强市建设，为各地实现跨越发展作出新贡献。