自1986年3月淮阴市地方志办公室成立到1989年底，在不到四年的时间里，不仅市辖各县(市)的修志工作全面展开，而且市直100家有修志任务的单位中，有54家专业志稿经审查合格或大体合格，并有30余家拿出专业志稿初稿。市志办累计审查志稿逾400万字，其中验收约200万字，约占计划验收总字数的1/3左右。

        我们办公室在1989年底以前一直只有七八个人，在人手少、工作面广量大的情况下，能取得这样的进度，一个重要的原因是坚持同市直大部分单位签订了修志公证合同，并做好合同的管理工作。

一、与市直有修志任务的单位签订合同，是在修志进展缓慢的情况下作出的选择。

        1986年5月，市第一次修志工作会议召开，对各县(市)和市直单位的修志工作进行了全面布置，市长徐燕、市委副书记李鸿民等同志在会上深入阐述了修志的意义，提出了具体的要求。会后，《淮阴日报》、淮阴人民广播电台都进行了大张旗鼓的报道，市委办公室主办的《淮阴通讯》还出了专辑，刊登了几位领导同志的讲话。会议以后，我们办公室同志又是忙于抓“三落实”，又是举办培训班，又是搞巡回检查辅导。但是，忙了半年多，才有40％的单位真正动起来。原因当然是多方面的，然而最主要的原因还是相当一部分单位的领导对修志工作认识不高，重视不够。

        在这种情况下，仅靠继续宣传修志工作的重要性，靠《修志简报》对他们通报“亮相”已经很难推动了。必须采取一种新方法，使他们感到足够的思想压力，感到搞修志工作也是一项硬任务，不完成是无法交代的。

        于是，我们分别派人到外地取经，回来以后又进行研究。大家认为，高邮县采取订合同的办法，仅用了不到两年的时间就拿出了县志初稿，这个经验对我们很适用。但我们也考虑到，高邮县的修志合同没有经过公证单位，不具备法律效用，我们去检查落实不那么“硬棒”，遂拿出了实行公证合同的初步方案。因为公证合同必须双方充分协商同意，而且要有经济内容，所以，我们将这个设想向市志编委会领导同志汇报，在取得他们的支持后又召开了市志编委和市直单位负责人联席会议进行宣传动员。随后，在市公证处的大力配合下，从1986年12月开始，到次年2月底，陆续与市直单位签订公证合同72份。在订立合同的过程中，我们分别不同情况采取两种方式：一、对乐意签订合同的单位，由我们约定时间地点，分三次集中订；二、对经过宣传说服可以订的或离市中心较远的单位，与公证处同志一起，一家一家地上门签订。

        合同签订后，到1987年3月，上马的单位迅速上升到总数的80％以上，比签订合同前夕的1986年11月份增加了一倍以上。

二、加强合同管理，是保证合同兑现的关键措施。

        签订合同后，如不加强管理，仍然很难收到预定的效果。为此，我们主要抓了以下几个方面的工作。

        一是抓好修志人员的培训和辅导。合同签订后，新上马的单位迅速增加，我们遂于1987年3月又举办了一期培训班，对他们集中补课。此后，又陆续进行个别补课。市志办的同志还到气象、供销、商业、城建、教育、轻工等部门举办的培训班上讲业务知识，帮助他们了解和掌握修志的基本理论和技能。有些单位调换和充实修志人员，我们又及时发给新同志《修志培训班讲义》，并推荐其它一些修志理论书刊，让他们自我武装。

         二是根据合同要求，加强检查辅导。在资料征集阶段，与他们一起研究资料征集的方法并排查线索；在编纂开始前，与他们一起研究篇目的修订，为整个市志篇目的修订提供依据，打下基础。并向他们推荐外地已出版的比较好的专业志和县、市志的有关篇章，使他们胸中有底，少走弯路。

        三是不时向他们通报最新的修志理论动态。例如，关于志书如何反映事物发展的客观规律，如何正确全面地反映社会主义建设的成就、经验和失误等等。我们在学习了这些理论文章后，能比较及时地把文章的基本观点向有关单位修志的同志作介绍，并根据他们系统、部门的情况，从资料上、编纂内容上提出尽可能具体的要求，使他们听起来有“数”，做起来有“谱”。

        四是把好审稿关。对市直单位编纂的志稿的审查，我们采取抽审、预审、初审和会审四个不同的层次进行。抽审和初审，均由市志办公室同志按分工各自独立进行。抽审一般都是在各单位志稿尚未写完时，抽出其中的有关章节来审阅，这样便于及时发现问题，及时纠正。预审是初稿全部写好后，由各单位修志领导小组组织知情人审查。但这个审查程序，相当一部分单位没有搞，有的初稿在单位领导处一放好几个月甚至半年。为了不使这些单位修志人员“冷场”，我们采取变通的办法，对初稿直接进行初审，提出审查意见，以便他们及时进行修改补充。为了搞好会审，市志办公室成立了两个会审小组，每组三个人。一般志稿，都必须有一个会审小组的三个同志分头审阅，各自提出修改意见，然后把三个人的意见加以集中、归纳，一式两份，一份由市志办保存，一份由修志单位带回去按要求修改。对于“农业”、“水利”等较重要的志稿，都有三个以上的同志参加会审，使会审意见更加准确中肯。

        五是把好验收关。凡验收的志稿，除个别资料补充确有困难外，一般地讲，必须遵循会审的意见加以修改，否则不予验收。

        此外，我们还先后两次向市公证处提供对履行合同进展缓慢的单位名册，由他们通过电话查询等方法进行监督，也收到一定的效果。

        到去年底，签订合同的72个单位中，已有68个单位完成了专业志初稿或修订稿，占签订合同总数的94.4％，而且大部分志稿资料较充实。

        我们在实践中体会到，签订修志公证合同确实是加快修志进度、提高修志质量的好方法。但是，以前由于办公室人手少以及在编写《江苏市县概况》、《淮阴要览》、《淮阴城镇史话》等书时，对市直单位修志工作的检查辅导不够正常，对送审志稿的审查也不够及时、不够严格，否则，修志合同的效果将会得到更充分的体现。