当前，二轮修志在全省广泛开展，各市、县修志机构普遍确定了主编、副主编、责任编辑三级编审制度，其中责任编辑位居第一线，作用较为关键。他们根据篇目分工对承编单位进行各个环节的业务指导，其指导方法是否得当与供稿质量优劣有很大关系。如何指导修志人员进行初稿编写，当注意以下8个要点。

一、要把握志书续修的基本要求

        各地志书续修都有一个着眼于存史、资政、育人功能的编纂目标和基本要求，责任编辑要深刻领会，准确而牢牢把握，并将它贯穿于指导工作的全过程，真正做到“纲举目张”。

        一是要全面反映断限内的地情。就整部志书而言，全面反映地情是要全面、客观、系统记述一地的自然、政治、经济、文化和社会的历史和现状，对责任编辑分工负责的局部卷章节来说，全面反映地情就是要反映单位开展的工作或事业的基本状态或基本面貌，纵横的、平面立体的等。

        二是要特点突出、个性鲜明。特点在差别中显现，差别由比较而来。体现在三个方面：地方性，在区域对比上是一地的事业或行业独有的，与众不同的；时代性，时间体现上是一地志书断限内各项事业的发展变化情况，重点是在接近下限时段的新变化；专业性（行业性），突出各行业在发展大背景下不同的发展程度和发展阶段性特点，以及各行业之间的不同特点。

        三要符合志体。志书的几个显著特征要时刻记牢。横排：志书中的卷、章、节、目的设置，都是按事物的类别或事物的性质进行横向分类排列的，除人为“拔类”和“提级”之外，志书中的卷与卷、章与章、节与节、目与目一般设置标准大体相同。竖写：是按照事物发生发展的时间为序顺时记述的，不用倒叙、插叙和补叙。统领关系明确：志书的卷、章、节、目层层统辖，层次分明。要指导编写人员回头看看卷以下的章，章以下的节，划分标准是否一致，如果发现划分标准不一致，统属概念混淆且相互交叉就要纠正。体裁完备：志书是集序、述、记、志、传、图、表、录、附、志余、纠误补遗等诸多体裁于一身的惟一的文化载体。现在还在增创新体裁如专记、索引等。记述为主：记录事实，用资料体现事物的发展变化和反映结果。

二、要熟悉资料和研究事物发展脉络

        责任编辑要指导修志人员做好所搜集资料的整理工作，重点是在资料的梳理和考订上。督促承编单位修志人员通过对原始资料进行分类梳理和鉴别考订，形成全面性、系统性、完整性、科学性、真实性较好的二次资料整理稿，并指导修志人员从上述五个性上对二次资料整理稿进行自我检查。全面性就是对照承编单位细化纲目中所涉及的各方面工作，检查资料整理稿有没有缺项和遗漏，使整理稿横不缺要项；系统性是检查资料整理稿各分类事项或节、目内容有没有按时间顺序梳理20年变化发展情况，尤其是有没有反映转折性发展年份的资料，以确保纵向的主线不断；科学性是检查资料整理稿中主题资料的资料性强不强，其他能反映事物特点和个性的的特色资料和强化主题资料的背景资料、考证资料种类是否科学；完整性是检查资料整理稿反映事物发展变化特征的要素是否记述，各阶段发展断面上所记述的要素是否一致；真实性是检查资料整理稿记述是否准确，资料来源是否真实，有没有前后记述矛盾。口碑资料是否是几人以上，资料有没有政治性差错，有没有涉密问题。

        责任编辑对单位交来的二次资料整理稿要仔细审读，认真研究，了解所记各项事物在二轮志书时间段发展变化的历史脉络，掌握某一项事业或行业兴衰起伏和发展演变的过程，根据资料稿对不同事物进行发展阶段的划分，如产生期、发展期、兴盛期（衰退或消亡）、下限期（也有人说是起点、跨跃点、转折点、终点）等，尤其是起点和终点的阶段要掌握。责任编辑只有了解研究了分工单位各项事物的变化发展，做到心中有数，才能得出一些比较成熟的思考结果，与承编单位的修志人员相互探讨，进而对初稿编写进行有效的指导。

三、要认真审题和把握篇目的内涵

        责任编辑要指导编写人员在编写前进行认真的审题，把握志稿篇目包含的具体内容。各市县在修志启动时都会下发经多次修改后形成的志书编纂篇目，没有特殊情况，一般要按照原先所定的卷章节名内容编排。但篇目最终要根据实际内容作部分调整，不过涉及的面不能很广。审题主要是思考所列章、节的名下究竟包涵哪些内容（“拔类”和“提级”除外），章或节名作为母项与其下所列各节或各目的子项之间的逻辑和内外延关系，忌犯“子项多出”或“子项短缺”的毛病。

四、要确定科学合理的始写单元

        对于志稿始写单元，要根据所记事物的实际情况而定。可以从节开始，也可以从节以下的目开始写，关键在于要记述一类相对独立的单一事物。资料整理稿是在广泛收集资料基础上梳理而成的，所以内容多，篇幅要大于最后成稿的几倍或十几倍。而志稿有篇幅的限定，所以始写单元不能划得过细过多，要抓住事物主体来确定始写的节或目，尤其是目记述，要指导对照篇幅要求，理出反映事物基本面或主要标志的那几个方面的内容，挑最重要的内容作为始写的基础，对类似的或有联系的事物作适当的归类合并记述。归类合并及调整记述中涉及到节或节以下的目和子目标题的重新命名和定位。标题的命名要思考和斟酌，选用准确、简明、朴实、醒目的名词、动词或词组作标题。定位包括标题与内容的相符关系和所列标题之间的排序问题。根据编写内容重新拟定的节或节以下目的标题必须要能涵盖下面的记述内容，不能将标题名称定得过大或过小，特别是目与目、子目与子目之间要相互并列，不可互相包容。 

五、要掌握一般和独到的编写技巧

        掌握一定的编写技巧，加强记述深度，避免流水账式、平面式、观点加例证式记述应注意以下几个方面：一是抓主体。一要记各项事物的主要方面；二要把记述重点放在对事件或活动产生的结果上。志书记述的基本内容是实体、活动、效应，通俗地说就是清楚地记述什么部门（人）干了什么事，结果如何，这是记述的要点和重点，略记如何干、用什么方法和手段干。二是抓阶段。挑选事物产生期、发展期、兴盛期（衰退或消亡）、下限期等发展阶段性资料的年份记述，记述事物发展趋势或事物的盛衰变化，既压缩篇幅又不失主要内容，避免流水账。三是抓对比要素。对基本反映事物或行业发展情况的重要构成要素比较清楚，用阶段性各年份记述时，各相应年份都要有能反映事物或行业发展情况的重要构成要素资料，以便相互对比，准确反映某事物或行业发展中量和质的变化。四是抓详略。一要详新略旧。续志年限虽短也要在篇幅安排上有详有略，可根据事物的发展变化过程，大致划分一个略写和详写的阶段，接近下限年份的资料要详细一些，让续志彰显时代特色；二要详主略次。重点内容篇幅多一点，非重点内容笔墨少一些，或用表格形式略记；三要详独略同。要轻大同而重小异，共性的事物、常规性的做法，记述应粗略一些，反映事物个性特征的内容要细写，放大写，体现地域特征。五是抓特色资料。责任编辑要指导编写人员重视并运用好反映某项事物或行业在一定区域内发展水平和地位的典型资料，在初稿编写中抓住“面”上比对资料和“点”上独特资料，使记述增加亮色，增强记述的视野。有一些亮点资料被掩埋在其他文字记载中，有的则一笔带过，很容易被忽略，责任编辑要提示撰稿人员进行思考和挖掘。

六、要运用和设计好与文字相匹配的图表

         责任编辑要指导编写人员正确和准确设置图表。图表的适当运用，可以增强志书的可读性和直观性。图表要精而不滥，选择与文字记述联系紧密的图片，确保图表要素的完整。表体纵标目和横标目布局要相对合理科学，归属得当、结构清楚。表格要因文而设，详文之略，补文之缺。切忌以表代文。表格要根据需要设置，且要少而精。

七、要坚持凡例和把握行文规范

      （一）坚持“述而不论”的原则。遵守中指组《关于第二轮地方志书编纂的若干意见》中明确规定的“述而不论”原则，以记述为主，把观点寓于记述之中，客观地记述事物发生、发展和结果，不加以评论，使方志成为真实保存历史原貌的资料性文献。对总述、无题概述等“述”体，把握好适度，作“画龙点睛”式的精议。

      （二）遵循严谨朴实、简洁流畅的文风。中指组《关于第二轮地方志书编纂的若干意见》要求，志书“行文严谨朴实、简洁流畅。”

        所谓严谨朴实，就是直截了当，不华饰，不雕琢，不修辞，不假设，不渲染夸张。所谓简洁，就是用最少的文字表达尽量多的内容，文字精炼，不拖泥带水。方志中精炼文字用的最多的是承前省略。承前省略是指承接前面的同一时间、同一人物、同一事物，重复出现时，在不影响理解的情况下，可以省略名称。方志是论述过去的事物，要采用过去式时态记述，尽量删去“了、着、过”等时态助词，“呢、啊、呀、吧”等语气助语，“不但、而且、因为、所以”等连词。所谓流畅，语句要连贯，文气要通畅，语法合乎规范，不造生字或词，概念清楚，逻辑准确，让人一读就明白。

       （三）要指导编写人员恪守行文规范。各市县在志书编纂之前都会根据志书要求和各地实际制订行文规范，并进行反复修订，以确保志书规范化。这个行文规范是提高志稿质量的重要保证，是志稿写作时必须遵循的准则，执行的标准。

八、要与编写人员保持经常联系

        责任编辑要有一种统领的意识和驾驭的能力，多与编写人员沟通联系，及时对双方思考的意见和建议相互探讨，以利于加深理解，进行完善和修正。一方面可以掌握编写进度，及时发现出现的新情况、新问题，另一方面可以使编写人员进一步明白各卷章的编纂思路，由放牧式编稿向有预期性编稿努力。

（责任编辑 吉文成）